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Hub Recupero Documenti 🗂️
Recupera online i documenti contabili del cliente, in modo semplice, protetto e autonomo.
Recuperare un documento già presente nell'archivio contabile non dovrebbe richiedere ogni volta una telefonata o una nuova email.
L'Hub Recupero Documenti è una WebApp che permette al cliente di accedere in modo protetto e autonomo alla propria documentazione, affiancando il programma di contabilità senza sostituirlo.
📁 Cosa permette di fare
Il cliente, attraverso le proprie credenziali, che può generare in autonomia, può accedere alla cartella documentale associata alla propria posizione contabile e:
- consultare l'elenco dei documenti disponibili;
- visualizzare l'anteprima dei file supportati;
- scaricare i documenti necessari;
- recuperare autonomamente documentazione già archiviata.
Tra i documenti possono esserci, ad esempio:
| Documento | Utilizzo |
|---|---|
| 🧾 Fatture | Copie di cortesia più semplici da consultare rispetto all'XML |
| 📄 DDT e bolle | Recupero della documentazione relativa alle movimentazioni |
| 📋 DURC | Consultazione di documenti precedentemente inviati |
| ✉️ Lettere d'intento | Recupero delle copie scansionate e archiviate |
| 📑 Contratti e comunicazioni | Documentazione conservata nella cartella del cliente |
| 📎 Altri file | Qualsiasi altro documento archiviato e reso disponibile |
🔐 Accesso protetto e in sola lettura
L'Hub è pensato come un livello di accesso controllato all'archivio documentale, non come un nuovo programma di contabilità.
Le utenze e le password sono gestite dalla WebApp, mentre il collegamento con il sistema contabile viene valutato in funzione dell'infrastruttura disponibile.
Il cliente può consultare e scaricare i documenti, ma non può modificarli o cancellarli attraverso l'Hub.
🔗 Affianca il programma di contabilità
La WebApp nasce per lavorare insieme al software contabile già utilizzato, evitando di introdurre un secondo sistema per la gestione dei dati.
L'obiettivo è semplice: utilizzare l'archivio documentale già esistente e renderne disponibile una parte al cliente attraverso un'interfaccia web più semplice.
La modalità di collegamento viene valutata caso per caso, in modo da non modificare il funzionamento del gestionale e mantenere separati, per quanto possibile, i dati contabili dall'accesso web.
💡 Perché è nato
Il progetto nasce da un'esigenza pratica: i clienti perdono o devono recuperare documenti che sono già presenti nell'archivio.
Una fattura, un DDT, un DURC o una lettera d'intento possono essere stati inviati mesi prima, ma quando servono nuovamente il cliente deve spesso richiederli.
Da qui l'idea di permettere al cliente di fare da solo.
Esisteva già un applicativo collegato al software di contabilità, ma risultava più macchinoso nella gestione e nell'attivazione e non particolarmente intuitivo dal punto di vista grafico.
L'Hub è stato quindi sviluppato per ottenere una soluzione più semplice, essenziale e gradevole da utilizzare.
🖥️ Requisiti tecnici
L'applicazione è progettata per funzionare su un normale ambiente LAMP basato su Linux.
In base alla configurazione esistente possono essere sufficienti:
- un PC o server destinato a svolgere la funzione di server;
- sistema Linux;
- ambiente LAMP;
- una connessione Internet;
- un IP pubblico statico, o una configurazione equivalente;
- accesso controllato alle cartelle utilizzate dal sistema contabile.
Non è necessariamente richiesto un server hardware moderno o dedicato: anche un vecchio PC adeguatamente configurato può svolgere questo compito, purché siano rispettati i requisiti di sicurezza e affidabilità necessari.
⚙️ Una soluzione da adattare all'infrastruttura esistente
Non esiste un collegamento universale con tutti i programmi di contabilità.
Per questo, prima dell'installazione, occorre verificare come è organizzato l'archivio documentale e come il software contabile identifica i propri clienti.
La soluzione viene quindi adattata alla situazione esistente, cercando di ottenere l'accesso necessario ai documenti senza modificare i dati della contabilità.
In sintesi
L'Hub Recupero Documenti fa una cosa precisa: permette al cliente di recuperare autonomamente i propri documenti già archiviati, attraverso un accesso web protetto e in sola lettura.
Meno richieste per recuperare documenti già disponibili, più autonomia per il cliente e meno attività ripetitive per chi gestisce la contabilità.
